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1 outil magique pour organiser son emploi du temps

agenda partagé

Avec la rentrée, c’est de nouveau le casse-tête de l’organisation de la semaine !

  • Les emplois du temps des enfants, plus ou moins compliqués en fonction de leur classe
  • Les activités extra-scolaires
  • Vos activités, car cette année, vous avez décidé de vous y remettre, de faire quelque chose pour vous
  • Vos rendez-vous, ceux de votre partenaire, …

Et votre frigo ne va bientôt plus ressembler à un frigo mais à un mur d’agendas, post-it et autres pense-bêtes aimantés.

:-)

J’ai un remède infaillible à ces superpositions de planning, un outil que j’utilise depuis quelques années et qui a simplifié ma vie.

Et toute la famille s’y est mise, ce qui facilite la gestion du quotidien. Et en plus, il me suit partout…

Vous pensiez à un assistant personnel ??

                              Non, dommage pour moi, bien que ça serait une bonne idée…

Comme beaucoup de mères actives, je dois penser à de nombreuses choses. Et si je ne les note pas, je risque d’en oublier et de m’en vouloir. Alors, depuis longtemps, j’ai appris à noter.

J’avais d’abord un agenda papier. Ce qui était très bien lorsque mon planning était routinier.

Depuis, ma vie s’est enrichie et donc complexifiée. La charge mentale a augmenté et mon agenda papier s’est vite trouvé limité. Il n’était plus adapté à mes besoins, ma gestion quotidienne.

Lorsque j’ai eu à gérer ma création d’entreprise, mes rdv, ceux de la famille, il fallait suivre !! L’outil dont je vais vous parler m’a bien aidée. Il a été facile à mettre en place, à partager. Tout le monde l’a adopté !!

Place à l’agenda électronique !!

J’ai en effet remplacé l’agenda papier par l’outil informatique. L’agenda est adossé à mon adresse mail. J’utilise gmail, mais je suis sûre que le principe est le même avec d’autres boîtes mail.

Ce qu’il y a de super, c’est qu’il me permet de gérer plusieurs agendas en même temps, depuis la même adresse mail.

J’ai donc créé plusieurs agendas :

Le 1er, rien que pour moi, en lien avec mes domaines de vie :

  • comme je suis entrepreneure, j’ai mis tous les rdv de mon domaine professionnel : rdv clients, rdv réseaux, rdv commerciaux, mes animations, mon temps de préparation, les échéances de paiement de différents organismes, mes formations, …

  • les rdv de mon domaine perso : rdv chez le médecin, mes activités, rdv chez le coiffeur, …

  • les rdv de mon domaine social : rdv pour mon association, les sorties avec des amies, …

Le 2ème,  l’agenda couple/famille :

-          mon mari a la main sur cet agenda, et il peut ajouter des informations le/nous concernant :

  • ses déplacements professionnels,

  • ses rdv médicaux

  • ses rdv perso, ses activités, ses sorties avec ses potes,

-          on y met aussi les rdv / activités de la famille lorsqu’on est tous ensemble:

  • nos vacances

  • nos invitations à dîner, nos sorties,

  • les anniversaires

  • le paiement des impôts,

Le 3ème, l’agenda des enfants (vous pouvez en créer 1 par enfant ou tous les mettre sur le même, à vous de voir ce qui est le plus pratique pour vous):

  • les jours de garde chez la nounou et ceux chez les grands-parents

  • les rdv médicaux

  • les activités, les sorties scolaires,

  • les dates des vacances

  • leur agenda de la semaine

  • les jours de cantine

  • les invitations des copains et autres anniversaires

Avantages :

-          je peux ajouter des rdv dans tous les agendas et mettre des couleurs en fonction des activités, des tâches ajoutées : c’est plus visuel et facilement identifiable

-          je peux mettre des alarmes, pour me prévenir 15 voire 30 min avant un rdv : comme ça je peux m’y préparer et ne pas être en retard

-          je peux consulter tous mes agendas en même temps, ou un seul si je veux, en masquant les autres

-          les personnes avec qui je partage mes agendas peuvent aussi ajouter des infos (avec une autorisation d’écriture), ou simplement consulter (avec une autorisation de lecture)

-          toutes ces infos se synchronisent entre l’agenda sur mon smartphone et celui sur mon ordinateur, ainsi, j’ai toujours mes agendas à jour, où que je sois (à condition de ne pas oublier son téléphone ;-) )

-          je peux ajouter autant d’agenda que je veux

-          je peux créer des répétitions facilement : un événement hebdomadaire s’inscrit automatiquement toutes les semaines dans l’agenda. Je ne suis pas obligée de le recopier semaine après semaine

-          je peux avoir une vision à la journée, la semaine, au mois, … Pratique pour avoir une vision d’ensemble

-          on ne passe plus notre temps à réfléchir à nos organisations respectives, à savoir qui va pouvoir faire telle chose ou telle autre. Lorsqu’on cale un rdv, on voit immédiatement si c’est possible

Conclusion :  

Je vous ai présenté l’outil qui fonctionne pour moi et ma manière de l’utiliser. Il en existe d’autres. Et vous avez peut-être aussi le vôtre. Qu’est-ce qui marche pour vous??

On parle aussi beaucoup de « bullet journal » en ce moment. L’avez-vous testé pour vous?

A chacune de trouver l’outil qui lui apportera satisfaction par rapport à ses besoins.

Mais l’outil ne fait pas tout. Ce serait trop simple. Les femmes qui se disent « mal organisées » le savent trop bien.

La difficulté vient souvent de ne pas réussir à gérer ses priorités, vouloir faire plusieurs choses à la fois, ne pas oser dire non, satisfaire les besoins des autres avant de penser à soi, …

Si vous êtes intéressées pour résoudre ces difficultés, et d’autres, dites le moi dans les commentaires pour que je puisse y répondre dans de prochains articles…

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